Adopter une stratégie «Digital Workplace» ?, interview de Stéphanie Chane-Waï, Consultante Communication pour Agir Magazine

 

Adopter une stratégie «Digital Workplace» ?

Imaginez-vous arriver au bureau (ou ailleurs), allumer votre ordinateur et effectuer, d’un seul coup d’œil, un point sur les tâches et projets en cours avant de débuter votre journée !

Dans un contexte de transformation numérique et de changement des modes de travail les entreprises commencent à mettre en œuvre un nouvel environnement de travail appelé « Digital Workplace » …

3 questions à
Stéphanie Chane-Waï 
Consultante communication

 

 

 

« Chaque métier a des besoins spécifiques… »

Agir Mag : Qu’est-ce que la digital workplace ?
Stéphanie Chane-Waï : Ce terme anglo-saxon fait référence à un environnement unifiant l’ensemble des technologies digitales de l’entreprise, que nous utilisons au quotidien : logiciels de messagerie instantanée, mails, applications professionnelles, réseaux sociaux, applications RH, outils de réunions virtuelles… Son but ? Favoriser une expérience utilisateur de qualité, et de préférence mobile, tout en responsabilisant chaque collaborateur. Une obligation pour l’entreprise dont la clé réside dans la capacité à produire un réel changement dans les cultures managériales.

Agir Mag : D’où la perspective d’un nouvel environnement de travail…
S.C-W : Les outils digitaux, longtemps considérés comme de simples gadgets technologiques, se sont imposés au point de devenir de réelles sources de valeur pour les entreprises. En accédant à l’information en temps réel, sans contrainte de lieu ou d’équipement, nous évoluons dans un environnement sans cesse connecté, dépassant le lieu physique. Chaque métier a des besoins spécifiques et peut trouver des solutions novatrices pour atteindre ses objectifs de satisfaction des collaborateurs, de productivité en passant par une amélioration de la proximité client. Par ailleurs les salariés s’attendent à disposer du même niveau de confort dans le cadre professionnel qu’au sein de leur foyer ; les jeunes arrivant sur le marché du travail veulent notamment bénéficier de conditions de travail flexibles. Tout ceci impacte l’évolution digitale des modes de travail…

Agir Mag : Quels peuvent être les bénéfices et les risques de la digital workplace ?
S.C-W : Certaines recherches montrent que les entreprises ayant adopté des outils dédiés à l’environnement de travail numérique ont réalisé des avancées notables. Parmi ces gains : l’attraction des talents ; la fidélisation des collaborateurs et leur satisfaction (regroupement des connaissances dispersées à travers l’entreprise avec des outils collaboratifs en ligne intégrés, augmentation de la capacité à travailler ensemble…) ; la réduction des coûts (mise en place des solutions de bureautique dans le cloud par exemple) ; la communication multidirectionnelle et personnalisation du contenu ; l’accroissement de la productivité : une collaboration sociale au sein de l’entreprise est un facteur enrichissant et accélérant ses processus standards …. Mais l’entreprise doit prendre le temps de créer sa stratégie digitale, structurer le développement de sa « boîte à outils » et répondre aux enjeux de la gouvernance, des risques et de la sécurité : maîtriser la gestion des données, définir les rôles et les responsabilités des parties prenantes, assurer la formation des salariés, etc.

Selon Jane McConnel, spécialisée dans l’entreprise digitale, « la Digital Workplace » est un mix entre les personnes, l’organisation et les outils ». Elle doit être appréhendée selon 3 perspectives :

  • Les capacités englobant le savoir-être et savoir-faire des collaborateurs et des équipes ;
  • Les leviers : processus, moyens techniques et fonctionnels ;
  • L’état d’esprit : culture, attitude du management, principe de gouvernance.

Interview pour Agir Magazine – Numéro 73 de Novembre / Décembre 2017

Le législateur a pris en charge depuis plusieurs années la question des risques psychosociaux au travail, et notamment par l’article L4121-1 (modifié par Ordonnance du 22 septembre 2017), il incombe aux employeurs l’obligation de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs, et notamment :

  • de mettre en œuvre des actions de prévention des risques,
  • d’’informer et former les collaborateurs,
  • de veiller à ce que l’organisation permette de maintenir des conditions de travail adaptées et d’accompagner les changements.

Les cabinets d’avocats sont bien évidemment concernés par cette loi pour la protection de leurs salariés, mais pourquoi ne pas étendre cette démarche de prévention aux avocats non salariés, dans la mesure où tous sont potentiellement exposés à des risques psychosociaux ?

D’ailleurs le service social du Barreau de Paris a constitué une cellule d’écoute en partenariat avec la caisse d’assurance-maladie RSI Professions Libérales la structure ACMS (santé au travail).

Le RSI a également confié une étude en 2011 à l’INSERM (Institut national de la santé et de la recherche médicale) pour observer l’exposition aux risques des travailleurs indépendants. Les résultats de cette étude ont confirmé que ces professionnels étaient largement exposés à un certain nombre de risques, impactant leur santé physique et mentale, et notamment présentant des pathologies liées aux stress professionnels. Les auteurs de l’étude ont formulé des recommandations pour prévenir en amont, qui se recoupent avec toutes les démarches portées par les pouvoirs publics et mises en œuvre dans les entreprises.

Les risques psychosociaux : de quoi parle-t-on ?

En France, l’image d’une pathologie « psychosociale » ou du « stress » est encore largement associée à une faiblesse morale, à un manque de motivation, un prétexte pour ne pas travailler, ou encore à une mauvaise gestion de ses propres émotions.

Pourtant, le travail est par nature source de tension par les contraintes qu’il impose, liées aux conditions et exigences des fonctions, et aux facteurs organisationnels et relationnels. (Pour mémoire, étymologiquement le mot “travail” vient de « tripalium » qui veut dire « outil de torture »)

Ces tensions sont de surcroit accentuées par l’évolution rapide et récente des environnements de travail, par exemple :

  • l’évolution et l’accélération du temps liées aux technologies,
  • la dispersion des lieux de travail (travail à distance, délocalisation, …),
  • la modification de l’accès aux savoirs (Internet),
  • la coexistence des représentations du travail différentes (écarts générationnels,…)
  • la nécessité de s’adapter sans cesse à la variabilité des marchés et des comportements des clients, et aux changements en général
  • la complexité des dossiers
  • l’incertitude et le manque de visibilité

La mesure des facteurs de risques est difficile car des individus confrontés aux mêmes risques ne vont pas réagir forcément de la même façon, certains se montreront résilients quand d’autres développeront des symptômes de mal être ou de stress.

Prévenir les risques psychosociaux c’est être attentif, dans les organisations de travail, aux facteurs qui peuvent produire des troubles psychosociaux.

Quels sont les facteurs de risques ?

Le rapport du Collège constitué à la demande du Ministère du travail, de l’emploi et de la santé, et coordonné par Michel Gollac, a identifié et caractérisé 6 facteurs de risques :

  • l’intensité du travail : complexité, rythme, temps de travail, interruptions, durée, horaires, équilibre vie privée-vie professionnelle …,
    les exigences émotionnelles : tensions avec le public (clients, …), confrontation à la violence d’autrui, obligation de contenir des émotions …,
  • le manque d’autonomie : dans la tâche, dans l’organisation, dans les moyens, dans la gestion du temps …,
  • la mauvaise qualité des rapports sociaux au travail : soutien de la part des collègues, des responsables hiérarchiques, violences internes, reconnaissance …,
  • la souffrance éthique : conflits de valeur, qualité empêchée, travail inutile …,
  • l’insécurité de la situation de travail : socio-économique (emploi, rémunération, carrière), impact des changements …,

Le rapport précise que ces facteurs ne doivent pas être envisagés séparément, qu’ils peuvent interagir entre eux, et que leurs effets dépendent aussi de la durée d’exposition.

Quelles sont les conséquences des risques psychosociaux dans les organisations ?

Un impact sur la santé

Selon l’intensité et la durée d’exposition aux facteurs de risque, l’histoire personnelle et professionnelle de chacun, le contexte et l’environnement de travail, les risques psychosociaux peuvent, se traduire par l’expression d’un mal-être ou d’une souffrance :

  • trouble du sommeil, fatigue, irritabilité, problèmes de  concentration, comportements addictifs
  • troubles de santé mentale (épisode dépressif, anxiété, épuisement professionnel, dépression tendances suicidaires
  • dégradation de la santé physique : troubles musculo-squelettiques, maladies cardiovasculaires, aggravation ou rechute de maladies chroniques.

Un impact sur l’organisation

L’organisation est également touchée par l’apparition des risques psychosociaux chez ses collaborateurs. Plusieurs effets sont observés, notamment :

  • augmentation de l’absentéisme (et du présentéisme)
  • accroissement du turn-over
  • détérioration de l’ambiance de travail et du climat social
  • désengagement des collaborateurs
  • dégradation de la de qualité et de la productivité
  • atteinte à l’image de l’entreprise

Un coût économique important

Le stress est une des manifestations de trouble psychosocial et apparaît lorsqu’une personne perçoit qu’elle ne dispose pas de la capacité ni des moyens pour faire face à une situation telle qu’elle se la représente.

Selon une étude en 2007 de l’INRS (Institut National de Recherche et de Sécurité), le coût social du stress en France se situe entre 2 et 3 milliards par an : dépenses de soins, celles liées à l’absentéisme, aux cessations d’activité et aux décès prématurés.

A l’échelle de l’Europe, ce coût est de l’ordre de 20 milliards d’euros par an (agence européenne pour la sécurité et la santé au travail, 1999)

Selon l’OMS, la France est au 3è rang mondial des pays recensant le plus grand nombre de dépressions liées au travail. Et selon l’European Agency for Safety and Health at Work, le stress est la cause de presque 60% des journées perdues.

Comment prévenir les risques psycho-sociaux ?

Compte-tenu des enjeux exposés ci-dessus, agir en prévention est un enjeu à la fois humain, de santé publique et économique.

Mettre en œuvre une démarche de prévention pour agir en amont est beaucoup plus efficiente que de subir et devoir gérer des situations de crises ou de troubles avérés.

La difficulté réside dans le fait que les facteurs de risques sont nombreux et interagissent entre eux, et impactent les trois dimensions : l’individu et ses ressentis, les relations interpersonnelles et l’organisation.

1ère étape : établir un diagnostic pour :

  • identifier les facteurs de risques (cf. les 6 facteurs de risque du rapport Gollac)
  • évaluer les niveaux de risques, leur fréquence et leur gravité

La collecte des informations nécessaire à l’analyse se base sur :

  • des données quantitatives et des indicateurs existants (bilan social, compte rendus des réunions avec les instances représentatives du personnel et les acteurs de prévention, taux d’absentéisme, turn-over, …)
  • la conduite d’entretiens individuels (sur un échantillons représentatif) et d’entretiens collectifs

Le diagnostic doit être partagé avec l’ensemble des acteurs de façon à disposer d’une représentation commune.

2ème étape : mettre en place des politiques de prévention

L’ensemble des mesures de prévention peut être classé selon les quatre axes de travail suivants :

  • l’organisation du travail et des processus : contexte, contenu, intérêt, rythme …,
  • la gestion des ressources humaines : recrutement, développement des compétences, formation, rémunérations, évaluation, primes …,
  • le management : évaluer et faire évoluer les pratiques vers un mode plus collaboratif et communicant, partager les pratiques, animer les retours d’expérience …,
  • la conduite du changement : préparation et organisation des réorganisations en impliquant tous les acteurs, ….

Co-construire le plan d’action en impliquant tous les acteurs et :

  • veiller à prioriser les mesures à mettre place : urgence, importance, faisabilité, moyens.
  • définir un échéancier de déploiement
  • identifier un responsable par action avec un indicateur de suivi associé à chaque action

Prévenir les risques psychosociaux est une démarche accessible et les solutions se trouvent souvent dans l’organisation et le management de l’entreprise. Cela relève de la volonté et de l’implication des dirigeants à consacrer du temps pour comprendre, écouter et dialoguer à propos des facteurs des risques psychosociaux et des problèmes dans l’organisation du travail.

En synthèse

Les moyens investis dans la prévention des risques psychosociaux et dans l’amélioration constituent un retour sur investissement largement positif en améliorant la performance de la structure, par l’implication des équipes et leur cohésion.

Plus largement, mettre en place une démarche de qualité de vie au travail est un enjeu assuré d’efficience.

 

Annette Denis
Consultante Ressources Humaines & Organisation
Contrôle budgétaire – Jurimanagement

Finances / Gestion : La finance s’invite dans la gestion des projets des avocats
RH : Le droit à la déconnexion : progrès ou ingérence dans l’organisation ?
Communication : Faire de vos salariés vos ambassadeurs sur les réseaux sociaux
Organisation et management : Tenir ses bonnes résolutions… ou comment la chenille devient papillon!

Cliquez ici pour lire notre dernière newsletter

Finances / Gestion : Bien gérer son poste clients peut rapporter gros
Moyens : De la révolution numérique dans le management
Communication : Silence… on tourne !
Organisation et management : La formation au management, outil indispensable du développement

Pour la recevoir à titre gracieux, vous pouvez contacter Stéphanie Chane-Waï :

– par téléphone au 01 45 00 36 54,
– par e-mail en cliquant ici.

Nous vous la ferons parvenir dans les plus bref délais.
Merci

Finances / Gestion : La fonction de DAF en cabinet d’avocats : interne ou externalisée ?
Stratégie et Développement : De la veille stratégique à l’intelligence économique
Communication : La communication interne, 7 outils incontournables
Organisation et management : Assistance à maîtrise d’ouvrage et conduite du changement, atouts majeurs du succès de votre projet d’évolution ou de changement de votre SI.
Gouvernance : Choisir son associé : et s’il existait un moyen de ne pas se tromper ?

Pour la recevoir à titre gracieux, vous pouvez contacter Stéphanie Chane-Waï :

– par téléphone au 01 45 00 36 54,
– par e-mail en cliquant ici.

Nous vous la ferons parvenir dans les plus bref délais.
Merci

Finances / Gestion : Cession du cabinet : les bons réflexes
R.Humaines : La délégation : et si je faisais confiance ?
Communication : E-marketing des cabinets d ’avocats: to be inbound or outbound?
R.Humaines : Le bilan de compétences : se donner le temps de répondre aux questions que l’on se pose

Pour la recevoir à titre gracieux, vous pouvez contacter Stéphanie Chane-Waï :

– par téléphone au 01 45 00 36 54,
– par e-mail en cliquant ici.

Nous vous la ferons parvenir dans les plus bref délais.
Merci

Finances / Gestion : Plaidoyer pour l’ouverture du capital des cabinets
R. Humaines : L’évaluation au service du recrutement : entre mouton à 5 pattes et erreur de casting, ou comment recruter sans se tromper
Marketing : structurer son développement à l’international

Pour la recevoir à titre gracieux, vous pouvez contacter Stéphanie Chane-Waï :

– par téléphone au 01 45 00 36 54,
– par e-mail en cliquant ici.

Nous vous la ferons parvenir dans les plus bref délais.
Merci

Finances / Gestion : Débat sur la détermination du taux horaire
Ressources Humaines : Quel manager êtes-vous? (suite et réponses)
Communication : S’engager auprès de ses clients à travers une stratégie de communication digitale
Marketing : Stratégie de positionnement et offre
Communication : L’art de l’interview

Pour la recevoir à titre gracieux, vous pouvez contacter Stéphanie Chane-Waï :

– par téléphone au 01 45 00 36 54,
– par e-mail en cliquant ici.

Nous vous la ferons parvenir dans les plus bref délais.
Merci

Finances / Gestion : Comment mesurer la rentabilité d’un cabinet d’avocats ?
Ressources Humaines : Quel manager êtes-vous?
Communication : De l’intérêt de participer aux enquêtes et classements de la profession
Marketing : Comment démontrer votre valeur ajoutée au quotidien

Pour la recevoir à titre gracieux, vous pouvez contacter Stéphanie Chane-Waï :

– par téléphone au 01 45 00 36 54,
– par e-mail en cliquant ici.

Nous vous la ferons parvenir dans les plus bref délais.
Merci

Finances / Gestion : Fidéliser ses collaborateurs, une des clefs de la rentabilité
Marketing et communication : communiquer avec ses clients pour rentabiliser les dossiers tout en leur faisant réaliser des économies
Communication : Comment allier communication et formation obligatoire ?
Outils de gestion et de management : Le marché des logiciels pour avocats

Pour la recevoir à titre gracieux, vous pouvez contacter Stéphanie Chane-Waï :

– par téléphone au 01 45 00 36 54,
– par e-mail en cliquant ici.

Nous vous la ferons parvenir dans les plus bref délais.
Merci


Inscrivez-vous à notre newsletter








Archives actualités