Communiquer avec ses clients pour rentabiliser les dossiers tout en leur faisant réaliser des économies

« Les avocats sont trop chers….. Les services rendus correspondent-ils au prix demandé….mon avocat est riche vu les honoraires qu’il « me prend »…. Face à ces questionnements et clichés, il convient d’apporter les informations nécessaires à la compréhension de la composition du tarif horaire de l’avocat et de la valeur ajoutée.

Pour vous permettre d’optimiser votre temps, de rentabiliser les dossiers (y compris ceux dit « Low Cost »), tout en faisant réaliser des économies à vos clients, il n’y a qu’un ticket gagnant : communication et organisation.

C’est particulièrement vrai lors de la première prise de contact et du premier rendez-vous. Ne pas perdre de temps à cause d’une inorganisation et d’un manque de préparation, d’autant plus dommageable que l’image que vous renverrez sera des plus négatives auprès de votre interlocuteur.

Un premier rendez-vous cela se prépare…

• Faites une recherche sur le Web, surtout si le client est une personne morale,
• Mettez en place un système de formulaire pour saisir les informations sur le client et son dossier selon le domaine (si possible directement sur votre logiciel),
• Faites une check-list des pièces à demander,
• Préparez votre argumentaire et une convention d’honoraires,
• Indiquez au client la durée prévue pour le rendez-vous initial (gérez votre planning pour éviter les trop longues attentes des autres clients)

Dans le même ordre d’idée, il convient d’indiquer à votre client les bons comportements qui permettront de fluidifier votre relation et de rendre plus efficace votre intervention, donc moins coûteuse….

• Mettre de l’ordre dans ses papiers et documents,
• Ecrire une chronologie détaillée des événements de l’affaire,
• Ecrire toutes les questions sur lesquelles il souhaite être éclairé,
• Préparer votre rencontre.

Lors de la première rencontre, il faudrait…

• Que soit révéléetoute information que le client détient,
• Demander de vous faire expliquer le déroulement de l’affaire et le renseigner sur les procédures susceptibles de faire augmenter les dépenses,
• S’assurer que votre client comprenne bien vos explications.

Pendant le déroulement de l’affaire, il devrait…

• Ne pas téléphoner inutilement,
• Sauf urgence, écrire au lieu de téléphoner,
• Téléphoner à la secrétaire plutôt qu’à l’avocat pour vous informer et se tenir informé de l’évolution du dossier,
• Etre réaliste dans les moyens à prendre pour obtenir gain de cause (ne pas s’engager dans des dépenses inconsidérées au vue de l’intérêt du litige).

Les deux parties ont tout à gagner. Bien entendu, ce type d’approche induit des changements dans la gestion même du cabinet.