Maîtriser l’art de l’événementiel juridique

Une fois le choix du format de l’événement effectué, qu’il soit dédié aux clients du cabinet d’avocats ou à ses équipes, le cabinet peut passer à la phase de planification. Cette étape doit prendre en compte les spécificités de chaque type d’événement pour garantir que l’exécution soit alignée avec les objectifs stratégiques du cabinet.

Planification et exécution d’événements réussis

La réussite d’un événement pour un cabinet d’avocats repose sur une planification rigoureuse et une exécution méticuleuse. Chaque détail compte, de la sélection du thème à la gestion logistique le jour de l’événement.

Définition des objectifs

Avant toute chose, il est impératif de définir clairement les objectifs de l’événement. Ces objectifs doivent être SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, et temporellement définis) pour permettre une évaluation précise de leur atteinte. Pour un événement orienté clients, les objectifs peuvent inclure le renforcement des relations, la présentation de nouvelles offres. Pour un événement interne, les objectifs peuvent se concentrer sur l’amélioration de la cohésion d’équipe ou la célébration des succès du cabinet.

Budgétisation et planification financière : le budget est l’épine dorsale de l’événement. Il doit couvrir tous les coûts potentiels, y compris le lieu, les intervenants, la restauration, la technologie, le transport, et les éventuels imprévus. Une budgétisation précise aide à contrôler les dépenses et à éviter les surprises. Il est conseillé de prévoir une marge de sécurité pour couvrir les dépenses imprévues.
Choix du thème et du format de l’événement : le thème de l’événement doit résonner avec la marque du cabinet et les intérêts des participants. Il peut être éducatif, célébratif, ou axé sur le réseautage, selon les objectifs fixés. Choisir le bon format est essentiel pour engager les participants et maximiser l’impact de l’événement.
Sélection du lieu et des fournisseurs : le choix du lieu est crucial et doit correspondre au ton et à la taille de l’événement. Les critères de sélection doivent inclure la capacité d’accueil, les équipements disponibles, l’accessibilité, et l’adéquation avec le thème. De même, choisir des fournisseurs fiables pour la restauration, l’équipement audiovisuel, et la décoration est vital pour garantir la qualité et le professionnalisme de l’événement.
Logistique et gestion des risques : la logistique englobe la gestion des invitations, la confirmation des participants, l’aménagement du lieu, et le déroulement de l’événement. Un plan de gestion des risques doit également être en place pour faire face à des imprévus tels que des annulations de dernière minute, des problèmes techniques, ou autres urgences. Avoir des plans B et même des plans C est essentiel pour s’assurer que l’événement se déroule sans accroc.
Communication efficace : une communication efficace avant, pendant, et après l’événement est cruciale. Avant l’événement, cela implique des invitations claires et des rappels réguliers. Pendant l’événement, une communication fluide est nécessaire pour guider les participants et gérer le flux des activités. Après l’événement, il est important d’envoyer des remerciements, des enquêtes de satisfaction, et des résumés des sessions pour maintenir l’engagement.
Jour J de l’événement: de l’accueil des participants, à la coordination avec les fournisseurs en passant par le suivi du programme, une coordination minutieuse est nécessaire. Des responsables doivent être désignés pour chaque aspect de l’événement pour garantir que toutes les activités se déroulent comme prévu.

Alors que l’exécution sans faille de l’événement constitue la fondation d’un moment mémorable, l’évaluation de son impact et des retombées est tout aussi cruciale.

Mesurer le succès et les retombées des événements

L’évaluation d’un événement ne se termine pas avec les derniers applaudissements. Elle implique une analyse rigoureuse des résultats par rapport aux objectifs définis et une réflexion sur les impacts à long terme pour le cabinet d’avocats.

Feedbacks : après l’événement, il est essentiel de collecter des données et des retours des participants. Enquêtes de satisfaction, des formulaires en ligne … les questions posées devront couvrir divers aspects tels que le contenu, la qualité des intervenants, l’organisation, et l’expérience globale. Pour les événements internes, obtenir des feedbacks des employés sur l’atmosphère et les activités est également vital.
Analyse quantitative et qualitative : taux de participation, le taux d’engagement lors de différentes sessions, utilisation des ressources. Mais au-delà des chiffres, l’analyse qualitative permet de comprendre les sentiments et les perceptions des participants.
Évaluation des objectifs attendus : revenez aux objectifs initiaux définis lors de la planification de l’événement. Évaluez dans quelle mesure chaque objectif a été atteint. Par exemple, si l’un des objectifs était de générer de nouvelles pistes commerciales, combien ont été concrètement identifiées ? Si l’objectif était d’améliorer les compétences des employés, quelle amélioration a été observée ?

Les événements sont des instruments puissants pour les cabinets d’avocats, capables d’influencer positivement la perception externe et l’harmonie interne. Une stratégie événementielle bien conçue et correctement exécutée peut devenir un pilier central pour le développement et le succès d’un cabinet.

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Article rédigé par Stéphanie Chane-Waï – Consultante Communication en collaboration avec Mathis De Bruyn – en alternance chez JuriCommunication – Etudiant à l’ESP

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