La productivité des collaborateurs en cabinet d’avocats
Ce sujet est récurrent en cabinet et totalement essentiel car il est une des bases de la rentabilité.
Il convient de comprendre que l’analyse de la productivité des collaborateurs doit se faire sous différents angles, et toujours à la lumière de l’identité de votre cabinet.
Les pistes, idées et repères donnés dans cet article concernent une période d’activité « normale » et ne se retrouvent pas en situation de crise telle que la période COVID que nous traversons cette année.
1/ Rappels de Terminologie
Heures produites : toutes les heures travaillées.
Heures facturables : toutes les heures produites qui sont susceptibles d’être facturées au client.
Heures non facturables : travail produit qui ne pourra pas être facturé : rédaction d’articles, formation, développement …
Heures facturées : toutes les heures produites facturables qui, au final, sont facturées.
Le write-off est le nombre d’heures produites facturables qui n’ont pas été facturées.
Le taux de write-off est la proportion des heures facturables produites n’ayant pas été facturées sur la production facturable totale (le taux de write-off idéal est donc de 0%).
2/ Nombre d’heures produites et facturées : les objectifs
Selon la taille des cabinets, les objectifs des collaborateurs sont très variables.
Les objectifs de production peuvent être exprimés en heures produites, en heures facturables ou en heures facturées.
Il est fréquent, dans les grands cabinets les plus exigeants, de trouver des objectifs de productivité très élevés, de l’ordre de 1800 heures facturées par an, soit en moyenne (mois d’août compris) 150 heures / mois ; en réalité 163 heures sur environ 11 mois travaillés.
Les cabinets de taille plus modeste et / ou moins désireux de mettre une forte pression sur les équipes se rapprocheront plutôt de 1320 heures facturées sur l’année, soit en moyenne 120 heures mensuelles sur 11 mois.
L’option de mettre un objectif en heures produites peut être utilisée pour encourager les collaborateurs à participer aux « travaux cabinet » destinés à le faire connaître ou à le développer (rédaction d’articles, petits déjeuners prospects, etc.). Ces actions ne sont pas facturables mais tout à fait valorisables.
Chaque cabinet doit donc fixer les objectifs de ses collaborateurs en fonction de ses propres objectifs et de ce qui lui correspond.
3/ Saisie des heures
Quels que soient les objectifs fixés, l’intégralité des temps produits doit être saisie par tous les collaborateurs (et tous les associés) du cabinet.
En pratique, cela n’est pas toujours le cas.
Parfois, l’habitude est prise de ne saisir que le temps facturable, ce qui est une erreur.
Souvent, les temps passés dans les dossiers au forfait ne sont pas non plus saisis (« car cela ne change rien »).
Il est en réalité fondamental de saisir chaque heure produite, facturable ou non, dans les feuilles de temps. Pour plusieurs raisons :
- Cela permet d’optimiser la facturation ; si les heures sont saisies avec précision, il n’y aura pas de déperdition de temps lors de la facturation ; pour cette même raison, les heures doivent idéalement être saisies quotidiennement.
- Cela permet de se rendre compte du travail non-facturable effectué ; ce travail est important et ne doit pas être oublié ; mais il ne doit pas non plus prendre trop de poids par rapport à l’ensemble de la production.
- Cela permet de pouvoir suivre et analyser la profitabilité d’un forfait ; en comparant le travail de production réellement déployé à la facturation réellement établie (ce qui avait été imaginé lors de la tarification).
- Cela donne une vue d’ensemble de la charge de travail de l’équipe ; de grandes disparités entre les temps produits de chacun peuvent révéler des déséquilibres, voir des encombrements qui vont ralentir la production d’un dossier ; c’est également un sujet de management car les disparités ou les différences de traitement entre les collaborateurs peuvent être source de problème.
Attention également à l’autocensure des collaborateurs qui, estimant avoir passé trop de temps sur une tâche, auront tendance à réduire les temps lors de la saisie. Cette habitude ne doit pas être encouragée et c’est seulement au moment de la facturation du dossier que l’associé estimera si oui ou non il faut les passer en write-off.
4/ Facturation des heures
Il faut produire des heures … et surtout les facturer au mieux.
Le chiffre d’affaires facturé d’un collaborateur (hors forfait et/ou success fee) est à la base un calcul simple :
Facturation collaborateur = nombres d’heures facturées X taux horaire moyen
La facturation d’un collaborateur dépendra donc :
- a/ de son volume de production (en heures)
- b/ de son taux horaire (par conséquent de sa séniorité et de sa spécialité)
Mécaniquement, un collaborateur Senior qui produit 1600 heures facturables annuelles, au taux horaire de 300 € et dont le taux de write off est par exemple de 2% sera donc théoriquement capable de facturer sur l’année :
1600 X 300 X 98% = 470.400 €
Bien entendu cela reste un calcul théorique de facturation potentielle pour un collaborateur Senior capable de produire 1600 heures facturables et d’être facturé 300 € /h.
La réalité en cabinet est extrêmement variable, et si les champions des classements affichent des facturations par avocat de l’ordre de 800 k€ à 1 M€, la réalité des cabinets « normaux » se situera en moyenne plutôt entre 250 k€ et 350 k€ annuels par producteur (pour Paris car les taux horaires en province auront un impact à la baisse).
La gestion des forfaits est également une question importante car ce mode de facturation est de plus en plus répandu – il plaît au client qui apprécie la visibilité que ce système lui confère.
Or il est souvent constaté que les heures consacrées à un forfait sont plus importantes que ce qui avait été estimé (ou présenté).
5/ Le write off
Le write-off est une déperdition de facturation ; les heures facturables produites devraient idéalement toutes être facturées, même si l’on sait que c’est assez difficile en pratique.
L’objectif est donc de faire diminuer le taux de write-off à son minimum ; pour cela il convient d’en analyser les causes :
- Collaborateur inexpérimenté
Un tout jeune avocat de 1ère année doit apprendre à travailler et souvent dans les 2 premières années de collaboration le taux de write-off est plus important.
Ce write-off est le plus « légitime » dans la mesure où le collaborateur est en apprentissage et son coût est généralement peu élevé.
- Mauvais calage des forfaits
Toutes les heures produites dans le dossier ne pourront pas être normalement rémunérées ; cette constatation pourrait permettre une renégociation du forfait avec le client.
- Mauvaise attribution de compétence
Chaque collaborateur a son domaine et son degré de compétence ; si la demande de production n’est pas calée sur la compétence du collaborateur, il risque de perdre du temps.
Les raisons d’une mauvaise productivité peuvent donc être variées et dépendre aussi bien du collaborateur que de son associé.
Il est donc fondamental de se poser les bonnes questions :
– Ce collaborateur travaille-t-il assez ?
– Ce collaborateur travaille-t-il de manière efficace ?
Mais aussi :
– Est-ce que je donne assez de travail à ce collaborateur ?
– Est-ce que je répartis bien la charge de travail (quantité et qualité) entre mes collaborateurs ?
Attention à ces dernières raisons car vos collaborateurs pourraient vous tenir rigueur de ne pas leur « apporter » assez de travail, ou d’en apporter plus aux autres.
Cela sera d’autant plus vrai si vous avez mis en place un système de prime ou de rémunération complémentaire lié à la performance : à vous donc de leur donner les moyens d’être performants !
