Quel Office manager ?

Si la tâche principale de l’avocat reste de satisfaire les attentes de ses clients, l’associé, qui a choisi d’exercer au sein d’une structure, doit intégrer un ensemble de nouvelles compétences pour organiser son cabinet, le gérer et le développer.

Traditionnellement, dans les cabinets de petite ou moyenne taille, un certain nombre de travaux indispensables sont affectés à des personnes salariées (parfois des assistantes en sus de leur travaux de secrétariat) prenant en charge par exemple le suivi des encaissements, des dépenses et de la trésorerie, ou l’outil de gestion du temps et de la facturation. Selon les cas, des associés en charge de la gestion supervisent plus ou moins ces personnes et leurs travaux.

Durant ces 10 dernières années, parallèlement au développement du marché et de la concurrence, les structures ont pris conscience de l’intérêt de « gérer » et la fonction de « responsable administratif et financier » s’est développée pour superviser les fonctions « support ».

L’étendue de ce poste et la difficulté à l’exercer sont souvent fonction de la volonté ou de la capacité des associés à déléguer la gestion de leur cabinet à une tierce personne non associée. Ces freins peuvent provenir également :

• d’une confusion dans la notion délégation, qui si elle est pratiquée selon les principes des outils de management, n’exclut absolument pas le contrôle,
• d’une timidité ou d’une hésitation à transposer des méthodes d’organisation issues des entreprises industrielles et commerciales aux structures d’exercice libéral du droit.

Pourtant, les avantages de s’appuyer sur une personne ou une équipe non impliquées dans la « production », et disposant de la formation et des compétences spécifiques en gestion, en management et ayant un état d’esprit orienté « affaires » sont nombreux et précieux.

Aujourd’hui, de plus en plus de cabinets osent se lancer dans une organisation entrepreneuriale en créant véritablement la fonction de secrétaire général ou « d’office manager » dont les attributions dépassent largement le périmètre traditionnel de l’administratif et du financier.

Outre les travaux classiques à assurer (comptabilité, trésorerie, paye, reporting de gestion, services généraux, informatique, etc.), l’office manager peut devenir une force de proposition et fournir des outils synthétiques d’aide à la décision, par exemple dans les domaines suivants :

Contrôle de gestion :
En complément de la diffusion des tableaux de bord de base relatifs par exemple au chiffre d’affaires facturé et encaissé, par département ou par associé, et en comparaison avec les années passées et les prévisions, des analyses de rentabilité peuvent être menées : elles peuvent être déclinées par dossier, par client, par producteur, par département, etc. et surtout elles conduisent à envisager des plans d’action ciblés.

Trésorerie :
Les relations avec la banque doivent être régulières et entretenues dans une optique de partenariat, en veillant à l’application pour le cabinet des meilleures conditions.
Le contrôle des dépenses et des échéanciers ainsi que du recouvrement des créances est le cœur de survie de chaque structure.
Mais au-delà de son impact sur la trésorerie, la gestion des comptes clients peut s’avérer un outil de communication et de valorisation d’image de qualité vis-à-vis du client. En effet, un client satisfait des prestations respectera une démarche de relance professionnelle et bien faite.

Management et ressources humaines :
Les collaborateurs et les secrétaires ont bien souvent un lien direct avec les associés, qui, en général, relève de l’organisation du travail, du suivi des échéances et des échanges et supervisions techniques.
Mais ce type de relation peut s’avérer insuffisant pour favoriser la motivation et l’implication des individus et pour s’assurer de leur fidélisation, autant de facteurs intervenant également dans la fidélisation des clients, qui apprécient la continuité du service rendu et la personnalisation des prestations.
La réflexion autour d’un système de management consistant à faire coïncider les attentes des personnes avec les objectifs de la structure permettra d’agir sur les différents leviers de motivation.

Communication interne :
Parmi les vecteurs de motivation, la communication interne autre qu’informelle ne doit pas être négligée. Il s’agit donc de structurer la diffusion de l’information générale sur le cabinet, et d’imaginer et de programmer des actions de communication interne (réunions, manifestations).

Business développement :
Cette démarche n’est pas encore souvent activée faute peut- être de moyens et de savoir faire, mais surtout par manque de temps.
Or les orientations stratégiques, quant aux secteurs à prospecter et aux actions de transversalité à mener, seraient déjà dessinées, dès lors qu’un certain nombre de travaux seraient préalablement présentés : études de marché, mise à jour de la base clients et prospects, analyse de l’activité du cabinet et de son positionnement, identification de nouveaux marchés, veille concurrentielle.

Pour réussir, l’office manager doit développer de réels talents de manager, d’animation de groupe et de créativité. Il doit également savoir utiliser son autorité naturelle, pour assurer un rôle de négociation en interne et en externe, tout faisant preuve de flexibilité et de sens du service.

Chaque cabinet, dès lors qu’il est convaincu des atouts réels de la fonction d’office manager, peut être en mesure, quelque soit sa taille, de mettre en œuvre ces actions contribuant indéniablement au développement du cabinet :

• soit en les confiant à une société de conseil spécialisée (interventions périodiques ou missions de projets)
• soit en recrutant directement la personne présentant ce profil polyvalent (type école de commerce ou équivalent).

Si le cabinet a fait le choix de recruter la personne compétente dans ces multiples fonctions, il devra mettre en œuvre tous les moyens pour la fidéliser, par exemple en veillant à communiquer, en lui faisant confiance, en la responsabilisant, et la positionnant en « accompagnateur » de l’évolution et de la progression du cabinet.

En conclusion, l’office manager apporte un réel soutien aux associés, sans pour autant se substituer aux prises de décisions qui restent de la responsabilité des associés. Mais quel gain de temps et de productivité de pouvoir se positionner et faire les choix stratégiques à partir d’études et de synthèses de qualité !

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